Office Manager (m/w/d)

  • Materna Virtual Solution GmbH
  • München

Viele kluge Köpfe in internationalen Teams und absolute Profis darin, die mobile Arbeitswelt der Zukunft sicher und benutzerfreundlich zu gestalten: Das ist die Materna Virtual Solution GmbH! Als Tochterunternehmen der Materna ist die Materna Virtual Solution mit seinen Produktlösungen SecurePIM und SecureCOM sowie der SERA Sicherheitsarchitektur für iOS und Android in vieler Hinsicht einzigartig und ermöglicht ein verschlüsseltes und benutzerfreundliches mobiles Arbeiten auf höchster Geheimhaltungsstufe.

Möchtest du Teil dieses wachsenden und innovativen Teams werden? Dann bewirb dich jetzt als Office Manager (m/w/d) und komm zur Materna Virtual Solution! 
 

Als Office Manager bei Materna Virtual Solutions

  • trägst du die Hauptverantwortung für alle im zentralen Office anfallenden Aufgaben wie Korrespondenz, Postbearbeitung, Terminkoordination und Reiseorganisation sowie bei allgemeinen Anfragen. 
  • bist du erster Ansprechpartner für Kunden, Partner und Lieferanten am Telefon, per E-Mail und am Empfang.
  • koordinierst du Termine und Veranstaltungen inklusive Organisation von externem Catering
  • kümmerst du Dich um das Well-Being der Mitarbeitenden, z.B. in Form von Geburtstagsgeschenken, Homeoffice-Carepaketen.
  • koordinierst du das Facility Management und übernimmst die Kommunikation mit externen Dienstleistern.
  • übernimmst und unterstützt du bei administrativen Tätigkeiten im Bereich Finance sowie in unserem HR-Team.
  • bist du zuständig für die Verwaltung und Bestellung von Büromaterial und sonstiger Betriebs- und Geschäftsausstattung.
  • verwaltest du firmenspezifische Systeme.
  • erstellst und aktualisierst du Templates, Auswertungen und Reports.
  • trägst du die Verantwortung für die Vertretung der Vorstandsassistenz.

Das bringst du mit

  • Ein erfolgreich abgeschlossenes Studium z.B. in der Fachrichtung Business Administration oder eine vergleichbare Berufsausbildung
  • Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der IT oder Dienstleistungsbranche oder du bist Hochschulabsolvent (m/w/d) mit ersten praktischen Erfahrungen (z.B. durch ein Praktikum)
  • Ein Organisationstalent, mit dem du jederzeit den Überblick behältst und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität
  • Eine ausgeprägte Service- und Kundenorientierung und sehr gute kommunikative Fähigkeiten
  • Eigenschaften eines Teamplayers mit ausgeprägtem Gespür für die wesentlichen Dinge zum richtigen Zeitpunkt
  • Routine im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) und IT-Affinität, um dich in andere Systeme wie Confluence einzuarbeiten
  • Ausgezeichnete Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Deine Vorteile

  • Wir sind Softwarehersteller und App-Entwickler "Made in Germany"
  • Wir haben eine hochentwickelte App und Systemlösung, die Behörden und staatlichen Einrichtungen sicheres mobiles Arbeiten auf VS-NfD Niveau ermöglicht
  • Wir sind ein internationales Team mit Fokus, Tatendran und Spaß daran, Erfolge gemeinsam zu erarbeiten und zu feiern
  • Wir pflegen flache Hierarchien, freundschaftlichen Umgang und eine werteorientierte Unternehmensführung
  • Wie bieten viel Raum für Eigenverantwortung und Mitgestaltung in unserem Innenstadtbüro in München und ermöglichen Mobile Working
  • Wir kümmern uns auch langfristig um Dich, z.B. mit unserem Portal zur betrieblichen Altersvorsorge der Allianz
  • Wir schaffen ein Arbeitsumfeld, in dem Du etwas bewegen kannst, Dein Beitrag zählt und eigenverantwortliches Arbeiten geschätzt wird
  • Wir haben Spaß und gute Laune
  • Wir bieten eine marktgerechte Vergütung und weitere Benefits wie zusätzliche Urlaubstage, Qualitrain, Kaffee und Softdrinks, frisches Obst uvm.