Assistenz / Office Manager (m/w/d)

Seit über 40 Jahren begleitet Materna als IT-Dienstleister Industrieunternehmen und deutsche Behörden auf dem Weg in die digitale Zukunft. Gemeinsam mit über 2.800 Kolleginnen und Kollegen unterstützen wir unsere Kunden von der ersten Idee an, beraten bei innovativen Technologien und den anstehenden Prozessen und entwickeln individuelle IT-Lösungen.

Du unterstützt in unserem zentralen Bid Management-Team die optimalen Angebotsprozesse für unsere Kunden und hältst deinen Team-Kolleg:innen organisatorisch den Rücken frei.
 
Werde auch du Teil des #TeamMaterna als Assistenz / Office Manager (m/w/d) im Vertriebsinnendienst an unserem Dortmunder Standort. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

 

Als Assistenz / Office Manager bei Materna

  • organisierst du eigenverantwortlich und vorausschauend Angebotsprozesse und unterstützt bei der Rücklaufkontrolle und Weiterverarbeitung von Aufträgen.
  • bist du für die postalische und über Vergabeplattformen laufende Beschaffung von Ausschreibungsunterlagen sowie die Versandabwicklung verantwortlich.

  • verwaltest und aktualisierst du Unternehmenserklärungen und –nachweise.

  • stehst du in direkter Korrespondenz mit Vergabestellen und kümmerst dich um eine nachhaltige interne Terminkoordination sowie -verfolgung.

  • verantwortest du die Qualitätssicherung von Profilen und Referenzen und bist für die Ablage und Verteilung der Unterlagen zuständig.

  • erstellst und pflegst du elektronische Akten und trägst zur Weiterentwicklung strukturierter Ablagen bei.

Das bringst du mit

  • Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Wünschenswert sind erste Erfahrungen als Assistenz

  • Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (Word, Excel) und Internet-Plattformen

  • Belastbarkeit und Flexibilität in zeitkritischen Situationen und bei unternehmenskritischen Prozessen sowie ein hohes Maß an Zeit- und Selbstmanagement

  • Gewinnende Kommunikationsfähigkeit mit allen Mitarbeiter:innen, Institutionen und Ebenen im Unternehmen

  • Bereitschaft zur Mitarbeit in und Weiterentwicklung von einem flach-hierarchischem Team

  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Du bist neugierig geworden? Hier erfährst du was uns als Arbeitgeber ausmacht und hier, warum unsere Kollegen Materna schätzen.